Tus datos, explicados sin letra chica.

01Quién responde por los datos

La clínica es la responsable de los datos de sus pacientes. Es quien decide qué registra de cada paciente, para qué lo usa y quién de su equipo lo ve, y es quien tiene que contar con la base legal para tratarlos.

UVE HOLDINGS S.A., razón comercial EnLínea Solutions, es la encargada del tratamiento, lo que la Ley 81 de 2019 llama custodio de la base de datos. Procesamos los datos de los pacientes a nombre y por cuenta de la clínica, solo para prestarle el servicio y según sus instrucciones. No los usamos para nada más.

De los datos de la cuenta de la clínica y de sus usuarios, como el nombre, el correo, el rol y los pagos del plan, la responsable es UVE HOLDINGS S.A., porque los usa para prestar y cobrar el servicio.

02Qué datos tratamos

• Del personal de la clínica. Nombre, correo, rol y contraseña cifrada de los usuarios que acceden al sistema.
• De los pacientes de la clínica. Datos de contacto e identificación, fecha de nacimiento, sexo, aseguradora, citas, cobros, facturas e información clínica como motivos de consulta, diagnósticos, signos, notas de atención, recetas y documentos que la clínica adjunta al expediente.
• Transcripción de consultas y dictados. Cuando el médico usa la transcripción de Zaludia, se toma el audio del micrófono para convertirlo en texto. La sección 5 explica qué pasa con ese audio.
• Conversaciones por WhatsApp. Los mensajes entre el paciente y el asistente de la clínica, incluidas las notas de voz, que se transcriben a texto para poder responderlas.
• Datos técnicos. Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, y registros de actividad necesarios para la seguridad.
• Datos de pago de la clínica. El plan, el monto, la fecha de renovación y el historial de cobros. Cuando la clínica paga con tarjeta, también el nombre y el correo del titular.
• De quien nos escribe desde zaludia.com. El nombre, la clínica, el WhatsApp o el correo y el mensaje que deja en el formulario de contacto. Los usamos solo para responder y coordinar una demostración.

El formulario de tarjeta es parte de Zaludia, pero los datos de la tarjeta viajan cifrados del navegador de la clínica directo al procesador de pagos. Nuestros servidores no los reciben. No guardamos el número de la tarjeta, ni su fecha de vencimiento, ni su código de seguridad.

Lo que sí guardamos, cuando la clínica paga con tarjeta, es un identificador que nos devuelve el procesador. Ese identificador no permite reconstruir la tarjeta y solo sirve para cobrarle la mensualidad a esa misma clínica cuando le toca renovar. Si la clínica prefiere que no lo conservemos, lo eliminamos a solicitud escrita a info@zaludia.com y desde ahí cada renovación se paga a mano.

03Para qué los usamos

Para prestar el servicio. Esto es agendar y administrar citas, llevar la historia clínica, transcribir las consultas que el médico decide transcribir, gestionar cobros, cotizaciones y cuentas por cobrar, emitir las facturas electrónicas de la clínica, enviar recordatorios y, cuando la clínica lo activa, atender a sus pacientes por WhatsApp y enviar sus campañas.

También para la seguridad del sistema, prevenir abuso, resolver problemas técnicos y comunicarnos contigo sobre tu cuenta. No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.

04Inteligencia artificial

Zaludia es un sistema con inteligencia artificial integrada y queremos que sepas con claridad dónde actúa.

• El asistente que responde a los pacientes por WhatsApp funciona con modelos de inteligencia artificial.
• Las notas de voz y las consultas y dictados que el médico decide transcribir se convierten a texto de forma automática.
• Cuando el médico lo pide, la inteligencia artificial analiza documentos del expediente, como laboratorios o estudios, y los compara con la historia del paciente.

Para generar estos resultados, el contenido se envía a los proveedores de inteligencia artificial de la sección 7, únicamente para prestar el servicio. Usamos el servicio para empresas de esos proveedores, y sus condiciones publicadas dicen que no usan esos datos para entrenar sus modelos.

La inteligencia artificial es una herramienta de apoyo. No reemplaza el criterio del personal médico, no da diagnósticos ni consejo médico, y puede cometer errores. Las decisiones clínicas siempre son del profesional de salud, que revisa y valida cada resultado.

05Transcripción de consultas

• Cuando el médico transcribe una consulta o dicta un documento con la transcripción de Zaludia, el audio se respalda en el almacenamiento privado de la clínica en Zaludia mientras se habla y OpenAI lo convierte en texto.
• El texto queda en la historia clínica del paciente, igual que el resto de la nota, y se conserva como ella.
• El audio se guarda 30 días y luego se borra solo. Mientras sube, una copia temporal queda en el navegador del equipo del médico. Se borra en cuanto el audio llega al servidor, y si nunca llega a subir, se borra sola a los pocos días.
• Antes de su primera transcripción, cada médico confirma en la pantalla que informa a sus pacientes cuando transcribe la consulta. Informar al paciente le corresponde a la clínica y a su médico.
• Si la clínica no usa la transcripción de Zaludia, el dictado de respaldo usa el reconocimiento de voz del propio navegador, y Zaludia no guarda ese audio.

06WhatsApp

Si una clínica conecta su número de WhatsApp, procesamos los mensajes entrantes y salientes para que el asistente de la clínica pueda responder y agendar. Las notas de voz se descargan de Meta, se transcriben y se guarda el texto. Este uso se rige también por las políticas de WhatsApp y Meta.

07Con quién compartimos los datos

No vendemos información personal. Para operar nos apoyamos en estos proveedores de tecnología, que reciben solo lo necesario para cada tarea.

• Supabase. Guarda la base de datos, las cuentas de usuario y los archivos de Zaludia. Recibe todo lo que la clínica registra, como fichas, historias clínicas, documentos, cobros y el audio de la transcripción mientras se conserva.
• Vercel. Aloja el sitio y la aplicación y ejecuta sus procesos. Por sus servidores pasa la información de cada pantalla, y guarda registros técnicos como la dirección IP. La aplicación corre en sus servidores de Estados Unidos.
• Anthropic. Es el proveedor de inteligencia artificial de Zoe, por WhatsApp y dentro de Zaludia. También llena la nota con lo transcrito, ordena las recetas dictadas, analiza los archivos del expediente y redacta resúmenes y textos. Recibe el texto que cada tarea necesita, que puede incluir datos clínicos del paciente.
• OpenAI. Convierte la voz en texto, en la transcripción de consultas y dictados y en las notas de voz que llegan por WhatsApp. Recibe el audio y devuelve el texto.
• Meta, con la plataforma de WhatsApp Business. Envía y recibe los mensajes de WhatsApp de la clínica. Recibe el número y el nombre del paciente, el contenido de los mensajes y los documentos que se le envían, como recetas o facturas. Al conectar el número en Configuración se carga además el kit de Meta en el navegador de quien lo conecta.
• Resend. Envía los correos de Zaludia, como bienvenidas, comprobantes, documentos y facturas para el paciente y las campañas por correo de la clínica. Recibe el nombre y el correo de quien recibe el mensaje y el contenido del correo.
• Tilopay. Procesa el pago con tarjeta del plan de la clínica. Recibe los datos de la tarjeta directo desde el navegador, el nombre, el correo y el teléfono del titular y el monto. No recibe datos de pacientes.
• Alanube. Emite las facturas electrónicas de la clínica y las transmite a la Dirección General de Ingresos de Panamá. Recibe los datos de cada factura, como el nombre y la cédula o el RUC de quien se factura, que puede ser el paciente, los servicios y los montos.
• Google. Si la clínica no usa la transcripción de Zaludia, el dictado de respaldo usa el reconocimiento de voz del navegador, y en Google Chrome ese reconocimiento lo hace Google. Además, el formulario de pago del plan descarga una biblioteca de Google y la página del certificado de regalo descarga sus tipos de letra. Recibe el audio de ese dictado, y con las descargas la dirección IP y datos técnicos del navegador.
• Jitsi Meet. Es el servicio de las videoconsultas, que se abren en meet.jit.si. El audio y el video de la videoconsulta pasan por sus servidores. Zaludia no guarda la videollamada.
• Sentry, de Functional Software Inc.. Avisa de los errores del sistema para detectarlos y corregirlos. Recibe información técnica de cada error, como la pantalla o el proceso donde ocurrió, el navegador, la clínica y el identificador interno del usuario. Está configurado para no recibir datos de pacientes, y antes de enviar cada aviso se quitan los correos, los teléfonos, las cédulas y el contenido de formularios y mensajes. Los avisos se guardan en sus servidores de Estados Unidos.
• ImprovMX. Reenvía a nuestro buzón los correos que llegan a info@zaludia.com. Recibe el remitente y el contenido de esos correos, incluidas las solicitudes de privacidad.

Nos comprometemos a trabajar solo con proveedores que tengan políticas de privacidad y seguridad publicadas, y a revisar esta lista cada vez que sumemos o cambiemos uno.

También podemos compartir datos cuando la ley lo exija o para proteger derechos, siempre dentro de lo permitido.

08Dónde se guardan y por cuánto tiempo

La información se aloja en infraestructura de nube. La aplicación corre en servidores de Vercel en Estados Unidos, y la mayoría de los proveedores de la sección 7 procesan los datos fuera de Panamá. Por eso elegimos proveedores con estándares de protección de datos y les enviamos solo lo necesario.

No borramos datos de forma automática, ni por tiempo ni por falta de pago. Si la clínica deja de pagar, se apaga el acceso y sus datos se quedan intactos para cuando vuelva. La única excepción es el audio de la transcripción, que se borra solo a los 30 días.

La historia clínica de cada paciente se conserva el tiempo que exigen las normas de Panamá sobre expedientes clínicos, aunque la clínica deje Zaludia o pida eliminar su cuenta. Las facturas se conservan el tiempo que exigen las normas fiscales. Lo demás se elimina cuando la clínica lo pide por escrito, como explica la página de Eliminación de datos.

09Cómo protegemos los datos

Toda la conexión con Zaludia viaja cifrada. La información se guarda cifrada en reposo. Cada clínica está aislada de las demás a nivel de base de datos, de modo que una clínica no puede ver los datos de otra. El acceso está restringido por rol y se registran los accesos. Ningún sistema es infalible, por eso trabajamos en capas y revisamos la seguridad de forma continua.

10Tus derechos

La Ley 81 de 2019 de Panamá le reconoce a cada persona estos derechos sobre sus datos.

• Acceso. Saber qué datos tuyos hay, de dónde salieron y para qué se usan.
• Rectificación. Corregir un dato incorrecto, incompleto o desactualizado.
• Cancelación. Pedir que se elimine un dato incorrecto o que no tenga fundamento, salvo lo que la ley obligue a conservar, como la historia clínica.
• Oposición. Negarte por un motivo fundado a un uso determinado de tus datos, o retirar tu consentimiento, por ejemplo para recibir saludos de cumpleaños o campañas.
• Portabilidad. Recibir una copia de tus datos en un formato de uso común, que se pueda llevar a otro sistema.

Si eres paciente, lo más directo es pedirlo a tu clínica, que es la responsable de tus datos. Si nos escribes a info@zaludia.com, le pasamos tu solicitud a la clínica sin demora y la ayudamos a responderla. Si eres usuario o representante de una clínica, escríbenos a info@zaludia.com desde el correo registrado.

La información que pidas se entrega en un plazo no mayor de diez días hábiles y una corrección se hace dentro de cinco días hábiles, que son los plazos de la Ley 81. Las demás solicitudes también se responden dentro de diez días hábiles. Ejercer estos derechos no cuesta nada.

Si no recibes respuesta dentro de esos plazos, o no estás de acuerdo con ella, puedes presentar una queja ante la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información, ANTAI, que es la autoridad de protección de datos personales en Panamá, en antai.gob.pa.

11Datos de menores

Algunos pacientes pueden ser menores de edad. Sus datos los registra y gestiona la clínica con la autorización del padre, la madre o el representante legal, según corresponda.

12Cookies

Las páginas públicas de Zaludia no ponen cookies propias. Dentro de la aplicación se usan solo la que mantiene la sesión iniciada y segura y las que recuerdan la sede o el médico elegidos en los filtros. No usamos cookies de publicidad ni de medición. El detalle de cada una, y de los kits de Tilopay y de Meta que cargan el pago del plan y la conexión del WhatsApp, está en la Política de cookies.

13Cambios y contacto

Podemos actualizar esta política. Si el cambio es importante, lo avisaremos por la plataforma o por correo. La fecha de la última actualización siempre aparece al inicio. Para cualquier tema de privacidad, escríbenos a info@zaludia.com.